skip to Main Content
088 - 9 950 950 info@telecomvisie.nl

Waarom een telefonieprotocol in uw bedrijf?

“We hebben allemaal een smartphone, dan zijn we toch goed bereikbaar!”
“We hebben de nieuwste telecomtechnieken in huis, met de juiste instellingen is onze bereikbaarheid automatisch goed geregeld!”

Bovenstaande stellingen horen wij vaak bij heel veel bedrijven. Men denkt dat de inzet van techniek het bereikbaarheidsprobleem oplost. Helaas is dit niet het geval. Wij hebben in de praktijk meerdere bedrijfsomgevingen gezien waar het mobiele device, als verlengde van het telefoniesysteem, het belangrijkste communicatiemiddel werd voor zoveel mogelijk medewerkers. Daarmee zou de organisatie optimaal bereikbaar worden, voor zowel collega’s als voor klanten. Men vergat helaas dat veel collega’s voorheen als groep bereikbaar waren. Daarbij vingen ze op bij afwezigheid, namen elkaars gesprekken over en werden groepsschakelingen optimaal ingezet. De nieuwe gekozen oplossing liet dat allemaal niet toe. De combinatie van techniek en gebruik was niet goed geregeld, waardoor deze organisaties in plaats van beter juist slechter bereikbaar waren.

Telefonieprotocol

Met de huidige tendens van een steeds intensiever gebruik van mobiele telefonie en smartphones en de integratie van vaste- en mobiele telefonie, moet elk bedrijf een bewuste koers uitzetten omtrent het optimale gebruik van haar telecommiddelen. Het opzetten van een telefonieprotocol binnen de organisatie is erg belangrijk. Elke bedrijf heeft haar eigen uitdagingen, cultuur en kenmerken. Vandaar dat er geen generiek telefonieprotocol bestaat. Het hanteren van een telefonieprotocol, zeker bij de integratie van vaste- en mobiele telefonie, vergt dan ook per bedrijf een specifieke aanpak. Daarbij gaat het niet alleen om hoe en hoe snel de telefoon wordt opgenomen. Maar ook om de manier waarop de gesprekken worden gevoerd, hoe men de eigen bereikbaarheid regelt en hoe er opvolging wordt gegeven aan een telefonisch contact.

Voordelen telefonieprotocol

De voordelen van een telefonieprotocol zijn:
– Optimaal gebruik van telecommiddelen;
– Uniforme uitstraling;
– Kortere wachttijden;
– Structurele verbetering bereikbaarheid;
– Leidraad voor Management.

Onderdelen telefonieprotocol

Elementen die een telefonieprotocol onder andere moet bevatten:
– Afspraken over gedrag, cultuur en discipline omtrent gebruik telecommiddelen;
– Tijden waarop je als organisatie en als individuele medewerker bereikbaar dient te zijn;
– Wijze van aannemen van gesprekken;
– Gewenste snelheid van beantwoorden;
– Afspraken over gebruik van voicemail;
– Afspraken over instellen van individuele bereikbaarheid;
– Afspraken over afdelingsbereikbaarheid, ook in pauzes;
– Wijze van extern communiceren van bedrijfsgegevens, waarbij deze dienen aan te sluiten op corporate beleid;

Adoptie nieuwe technieken

Het inzetten van nieuwe technieken in bedrijven en organisaties vergt specifieke aandacht.Het is mooi medewerkers mee te nemen in en vervolgens enthousiast te krijgen voor de inzet van nieuwe technieken. Maar dan moet je hen wel de voordelen toelichten en ze dus enthousiast maken om dit te gaan gebruiken. Daarnaast moet die aanpak ook zeker gedragen worden vanuit directie, MT en College van Bestuur. In een volgend artikel komt adoptie van nieuwe technieken aan de orde.

Wilt u meer informatie? Neem dan contact met ons op.

Remko ten Donkelaar

De telecomwereld is een ‘jungle’, ik hoor het diverse klanten zeggen. Maar wel een zich snel ontwikkelende en doorgroeiende jungle. In de afgelopen ruim 5,5 jaar dat ik voor Telecomvisie werk hebben wij veel klanten geholpen de weg hierin te vinden. Is een vast-mobiele integratie interessant, en zo ja, op welke wijze? Hoe zorgt u voor een integratie met uw ICT-omgeving? Hoe weet u dat u niet teveel betaalt? Op welke wijze worden uw medewerkers en uw organisatie beter bereikbaar? Ik help u graag bij het beantwoorden van deze vragen, zodat u op basis van een helder advies voor uw bedrijfstelecommunicatiesituatie, de juiste inkoop realiseert, tegen de beste prijs-prestatieverhouding. U bespaart hiermee niet alleen veel geld en tijd, maar u ontvangt via onze samenwerking ook veel gemak en zekerheid. Graag tot gauw!

Back To Top