skip to Main Content
088 - 9 950 950 info@telecomvisie.nl

Printkosten verlagen; op weg naar een papierloze organisatie

Het verminderen en beheersen van de hoeveelheid papier op de werkvloer wordt steeds belangrijker binnen organisaties. Met als optimaal doel een papierloze organisatie. Niet alleen is het milieubewuster, organisatie kunnen veel goedkoper en efficiënter werken.

Organisaties weten niet precies hoe ze de papierstroom en de daarbij behorende kosten kunnen beheersen. Wij ondersteunen organisaties dan door mee te kijken met de huidige werkwijzen en contracten. Vaak zien we dat organisaties geen goed inzicht in de kosten hebben, te weinig expertise in huis hebben, technisch met veel problemen zitten en dat medewerkers zich onbewust zijn van printgedrag en bijbehorende kosten. De organisatie wil zelf graag kosten besparen en effectiever omgaan met het delen van informatie.

Schokkende conclusies

Doordat we een intern onderzoek verrichten kunnen we vaak schokkende conclusies trekken. Zo zijn er organisaties die 900.000 euro per jaar aan printkosten betalen. Daarbij zijn er ook nog de nodige printproblemen met Apple/IOS devices in combinatie met Multi Functionele Printers, functionaliteiten zijn uit de lucht en we zien regelmatig dat er onbegrip is tussen klant en leveranciers waarbij klachten van de klant niet door de leverancier wordt opgepakt.

Doelstelling voor printkosten en papierbesparing

Om tot een goede oplossing te komen stellen we samen met de organisatie doelstelling op voor printkosten- en papierbesparingen. Denk hier bijvoorbeeld aan:
• Een verlaging van de printkosten met minimaal 50% per jaar
• Bewustwording en transitie onder medewerkers over het printgebruik
• Gebruikmaking van alle up to date functionaliteiten rondom het printerpark
• Effectiever werken door het optimaliseren van informatieprocessen

Proeftuin

Bij een van onze opdrachtgevers zijn we begonnen met het opzetten van een zogenaamde proeftuin. In deze proeftuin, één van de grotere locaties van de opdrachtgever, hebben we alle gewenste functionaliteiten geïmplementeerd. Zoals:
• Mobile printing via IOS en Android
• Pull print / Follow Me printing met pas
• Rechtstreeks scannen van informatie
• Rechtstreeks scannen naar applicaties
• Medewerkers transitietraining om bewuster om te gaan met printen

Werkprocessen in kaart

Daarnaast is er een analyse gemaakt van de meest geprinte en tijdrovende printprocessen. Fysiek getekende documenten zijn belangrijke papier verslindende processen. Deze processen zijn aangepakt en worden nu allemaal via een digitale oplossing in een nieuwe workflow gekoppeld. Daarbij worden er zo’n 400.000 pagina’s per jaar alleen al op deze proeftuinlocatie bespaard. Een belangrijke stap is vervolgens om alle nieuwe structuren en processen binnen de gehele organisatie geaccepteerd te krijgen. Uiteindelijk kunnen medewerkers hierdoor effectiever en efficiënter werken.

Nieuwe contracten

Om daarnaast nog meer op kosten te besparen is het afsluiten van een nieuwe contract een goede oplossing. Dit kan betekenen dat organisaties hun huidige contract moeten afkopen, maar vaak levert dat zelfs nog een flinke besparing op. Als voorbeeld een organisatie waarbij de afkoop van het contract 1,7 miljoen euro kostte. Door een nieuw contract en een andere inrichting van processen is deze organisatie van 860.000 euro printkosten per jaar naar 150.000 euro per jaar gegaan. Een besparing van ruim 80%. Daarnaast dalen de gemaakte afdrukken in zwart en kleur door papieren processen om te zetten naar digitale workflows. Dit levert een papierbesparing op van 37%. Tevens werd er een enorme efficiency slag behaald door werkprocessen te digitaliseren, dat een flinke tijdsbesparing per medewerker op heeft geleverd.

Wij begeleiden en ondersteunen uw organisatie graag bij het verlagen en beheersen van uw printkosten. Voor meer informatie neemt u contact met ons op.

Robert-Jan van der Weide

Laatste berichten van Robert-Jan van der Weide (toon alles)

Robert-Jan van der Weide

Afkomstig uit en dus met ervaring in een familiebedrijf, begeef ik mij sinds 1997 in de wereld van print- en documentmanagement. Ik heb tal van functies doorlopen; begonnen als accountmanager, later salesmanager en directielid. Mijn kerncompetentie is het oplossen van complexe vraagstukken. Deze variëren van de hulp bij aanbestedingen voor Multi Functionele Printers en andere TCO-gerelateerde zaken tot het doen van vooronderzoek en het implementeren van informatiesystemen binnen organisaties. Hoe kunnen we effectiever en efficiënter omgaan met informatie zodat we ons maximaal kunnen richten op onze primaire taak? Hoe kunnen de hoeveelheid papier op de werkvloer verminderen of zelfs helemaal verwijderen? Dat zijn vragen waar veel organisaties momenteel mee bezig en zijn. Ik wil u hier graag mee helpen!

Back To Top