skip to Main Content
088 - 9 950 950 info@telecomvisie.nl

Case uit de praktijk: Transitie van collectieve naar individuele cliëntdiensten

Case samenvatting

Projectmanagement voor een succesvolle transitie van collectieve naar individuele cliëntdiensten (TV, telefonie, internet) van circa 1600 cliënten op 26 locaties van een (ouderen) zorginstelling.

Doel

Een succesvolle transitie van collectieve cliëntdiensten naar individuele aansluitingen , waarbij:

  • alle kamers/appartementen en gemeenschappelijke ruimtes, op tijd en met zo min mogelijk overlast, technisch gereed zijn gemaakt door de leveranciers,
  • medewerkers, bewoners en/of familie tijdig en volledig zijn geïnformeerd,
  • bewoners die een keuze hebben gemaakt op tijd en correct zijn aangesloten.

Doorlooptijd

Oplevering van het project stond gepland 8 maanden na de eerste meeting met het projectteam. De eerste twee maanden vielen in de zomervakantie, waardoor slechts beperkte stappen gemaakt konden worden.

Aanleiding

Van oudsher had de zorginstelling een collectief contract afgesloten met een standaardaanbieder voor TV voor bewoners. Er kwamen echter geregeld verzoeken binnen van medewerkers voor het plaatsen van Smart TV’s in de huiskamers. Daarnaast vroegen bewoners geregeld naar de mogelijkheden om telefonie / internetdiensten af te nemen en hun eigen TV provider van thuis te behouden. Verder bracht het collectieve contract een hoop extra arbeidsintensieve werkzaamheden met zich mee, bijvoorbeeld: het (deels) doorbelasten aan bewoners, controle op openstaande posten, het opstellen van cliënt contracten, doorvoeren van mutaties (opheffingen/aanvragen) en het fungeren van vraagbaak over de dienst.  Per jaar betekende dit een flinke verliespost voor de zorginstelling.

Volgens de regelgeving vanuit de AWBZ dient een zorginstelling minimaal een aansluiting te bieden, wat de zorginstelling de ruimte gaf om de transitie van collectieve naar individuele cliëntdiensten in gang te zetten, waarbij de cliënt uiteindelijk zelf een abonnement afsluit voor TV en/of telefonie en/of internet met een leverancier naar keuze.

De toenmalige infrastructuur in (oudere) locaties was echter niet geschikt voor keuzevrijheid, individuele abonnementen en internet/telefonie. Daarom moesten de bestaande verbindingen naar de appartementen/kamers retourgeschikt gemaakt worden en/of was er een upgrade van de bandbreedte van het signaal nodig of moesten er lijnen gelegd worden door leveranciers.

Voorafgaand aan het project zijn oriënterende gesprekken geweest met meerdere leveranciers. Uiteindelijk zijn, met begeleiding van onze adviseurs, contracten bedongen met twee leveranciers voor het uitvoeren van de werkzaamheden en abonnementsprijzen. Door gebrek aan capaciteit en expertise binnen de zorginstelling is ervoor gekozen om één van onze projectmanagers in te schakelen voor de implementatie. 

Grootste risico’s/aandachtspunten

  • Uiteenlopende aanpak, planning en kwaliteit werkzaamheden/informatievoorziening leveranciers.
  • Geen goede afstemming leveranciers, waardoor bewoners (tijdelijk) zonder diensten komen te zitten.
  • Onduidelijkheid, overlast en onrust bij bewoners en medewerkers door onvoldoende informatieverstrekking.
  • Vertraging werkzaamheden/verwerking nieuwe aanmeldingen door interne oorzaken bij leveranciers.

Voornaamste activiteiten als projectmanager

  • Bewaking scope, tijd, budget en kwaliteit.
  • Planning werkzaamheden afstemmen met leveranciers.
  • Plannen, afstemmen en organiseren van informatiebijeenkomsten voor bewoners in samenspraak met leveranciers en locaties.
  • Zorg dragen voor correcte informatievoorziening en (waar nodig) begeleiding voor bewoners, familie, medewerkers.
  • Onderlinge afstemming met organisatie, projectleden, leveranciers.
  • Vraagbaak.

Uitkomst

De initiële einddatum van het project is haalbaar gebleken. Slechts één locatie heeft deze datum niet gehaald, doordat de scope van deze locatie tijdens het project is veranderd. De transitie is uiteindelijk relatief soepel en rustig verlopen. De vragen/problemen die naar boven kwamen zijn op snelle en adequate wijze opgelost. Hierbij was met name van belang dat de projectleden en leveranciers goed aangehaakt en op de hoogte bleven van het project, zodat snel geschakeld kon worden. Ook het vaststellen van (escalatie)processen en communicatie flows vooraf heeft hieraan bijgedragen.

Back To Top